Wat hoort er in een personeelsdossier (2)?

De vraag waar ik in de praktijk regelmatig tegenaan loop, is welke gegevens deel uit maken van een personeelsdossier en welke niet? Deze checklist helpt je bij het bepalen welke gegevens thuishoren in een personeelsdossier.

De gegevens en documenten in een personeelsdossier bestaan grofweg uit de volgende vijf hoofdgroepen:

  1. Persoonlijke gegevens
  2. Contracten & arbeidsvoorwaarden
  3. Functioneren & ontwikkeling
  4. Ziekteverzuim
  5. Diversen & bijzonderheden

Persoonlijke gegevens

Het personeelsdossier moet als eerste de persoonlijke gegevens van de werknemer bevatten, zoals:

  • Stamkaart
    Hierop staan een aantal standaard gegevens van de medewerker. Wil je een voorbeeld van een stamkaart ontvangen? Klik dan op de button hieronder en laat je gegevens achter! Dan sturen wij jou de stamkaart gratis in jouw mailbox. Download Stamkaart 
  • Naw-gegevens
    De naam- en adresgegevens van je medewerker moeten actueel zijn. Verhuizen jouw medewerkers vaak? Breng het doorgeven van wijzigingen aan de personeelsadministratie dan bijv. bij werkoverleggen ter sprake.
  • Kopie van het identiteitsbewijs
    LET OP! Het gaat hier om het identiteitsbewijs dat is overlegd bij de indiensttreding. Als een medewerker een nieuw identiteitsbewijs heeft gekregen, hoeft daarvan geen kopie in de personeelsadministratie te komen.
  • Burgerservicenummer (BSN)
    Vroeger bekend als het sofinummer.
  • Sollicitatiebrief en het CV van de werknemer
    Maak je gebruik van een sollicitatieformulier? Dan hoort dat ook in het dossier.
  • Kopie loonbelastingverklaring
    Wil een werknemer deze verklaring niet ondertekenen, dan kan de loonheffingskorting niet worden toegepast. Er moet dan 52% loonbelasting/premie volksverzekeringen worden ingehouden.
  • Kopieën van diploma’s
    TIP! Vraag sollicitanten bij een tweede gesprek om originele diploma’s mee te nemen.
  • Getuigschriften
    TIP! Vraag sollicitanten bij een 2e gesprek om originele getuigschriften mee te nemen.
  • Verklaring van goed gedrag (indien van toepassing)
    TIP! Deze verklaring hoort in een gesloten envelop in het personeelsdossier bewaard te worden.
  • Werkvergunning of verblijfsvergunning (voor buitenlandse werknemers)

Bewaartermijnen

Uiterlijk twee jaar nadat het dienstverband of het werk is beëindigd, moeten de persoonsgegevens uit het personeelsdossier verwijderd worden.

LET OP: voor sommige persoonsgegevens geldt een langere bewaartermijn.

  • 7 jaar voor gegevens uit de salarisadministratie die van fiscaal belang zijn;
  • 5 jaar na het einde van de dienstbetrekking van de werknemer: opgaaf gegevens voor de loonheffingen en een kopie van het identiteitsbewijs, werk- en verblijfsvergunning;
  • 2 jaar voor alle overige informatie.

Is, of dreigt, er een conflict met de betrokken werknemer (bijv. een ontslagprocedure)? Dan mag je als werkgever de gegevens die betrekking hebben op het conflict bewaren. Zolang het conflict loopt of dreigt is dat toegestaan. Dat mag om jouw bewijspositie veilig te stellen.

Geen reactie's

Geef een reactie