28 aug Het Personeelsdossier (3)

Geplaatst op 08:56h in Personeelsdossier, Personeelsmanagement door

Voor iedere organisatie met personeelsleden in dienst is het van belang om de personeelsdossiers goed aan te leggen en bij te houden. In de serie ‘Het Personeelsdossier’ dit keer meer over contracten & arbeidsvoorwaarden en functioneren & ontwikkeling. Want welke gegevens horen nu wel of niet in het personeelsdossier thuis?

Afspraken vastleggen

Als eerste is het belangrijk om alle afspraken die in de loop der tijd met de werknemer zijn gemaakt (arbeidsovereenkomst(en), salarisbrieven, afspraken over vermeerdering of vermindering van de arbeidsduur enz.) chronologisch bij elkaar te hebben. Zo is altijd duidelijk welke afspraken zijn gemaakt en welke op dat moment gelden. Als degene die de personeelszaken binnen het bedrijf deed wordt vervangen door iemand anders, dan kan diegene zich goed inlezen in de verschillende dossiers.

Termijnen

Als tweede helpt een goed gedocumenteerd personeelsdossier bij het in de gaten houden van de diverse termijnen die in het arbeidsrecht gelden. Wanneer is een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd ingegaan? En wanneer loopt dat arbeidscontact af? Het vergeten van die termijn kan immers tot gevolg hebben dat – stilzijgend en wellicht zonder dat het de bedoeling was – een tijdelijk contract wordt verlengd.

Daarnaast is het belangrijk om goed te agenderen dat een tijdelijk contract van zes maanden of langer uiterlijk een maand voor het einde ervan moet worden aangezegd. Maar ook andere termijnen, zoals bijvoorbeeld verzekeringen die aflopen, het bijhouden van de poortwachtersverplichtingen bij zieke medewerkers en bijvoorbeeld het bijhouden van verjaringstermijnen ten behoeve van schaalverhogingen.

Last but not least is een personeelsdossier essentieel bij het ontslag van een werknemer. Als het personeelsdossier niet op orde is, dan heeft ontslag veel minder kans van slagen dan wanneer het personeelsdossier keurig is bijgehouden

Contracten en arbeidsvoorwaarden

In het personeelsdossier moeten alle afspraken die met de werknemer zijn gemaakt overzichtelijk (en chronologisch) te vinden zijn. Daarom moeten de volgende gegevens in het personeeldossier zitten:

  • Een kopie van de aanstellingsbrief
  • De getekende arbeidsovereenkomst (liefst het origineel)
  • Is er een personeelsreglement of personeelshandboek van toepassing? Dan hoort er ook een door de werknemer ondertekende verklaring in het dossier dat hij akkoord is met dat reglement of handboek
  • Eventuele aanvullingen of wijzigingen op de arbeidsovereenkomst
  • Origineel getekende geheimhoudingsverklaring (als die van toepassing is)
  • Documentatie over pensioenregeling (indien van toepassing)
  • Afspraken over eventuele onkostenvergoedingen
  • Bonus- en of targetregelingen (indien van toepassing)
  • Documentatie over middelen die de organisatie ter beschikking stelt (of heeft gesteld). Denk hierbij aan het contract voor de leaseauto. Maar ook het ter beschikking stellen van laptop, gsm, kleding, beschermingsmiddelen enzovoort

    TIP: Zorg dat de werknemer voor deze zaken een gebruikersovereenkomst voor akkoord tekent

  • Eventueel zwangerschaps- ouderschaps- of zorgverlof, bijzonder verlof (indien van toepassing)

Functioneren en ontwikkelen

Ook als het gaat om functioneren en ontwikkelen is het goed om alle afspraken helder op papier te hebben.

  • Functieomschrijving (liefst door de werknemer ondertekend)

    TIP: zorg dat in het Arbeidscontract wordt vermeld dat de functieomschrijving onlosmakelijk onderdeel vormt van het geheel

  • Salarisschaalindeling
  • Door de werknemer ondertekende verslagen van beoordelings- en/of functioneringsgesprekken (liefst de originele exemplaren)
  • Persoonlijk ontwikkelingsplan (POP)
  • Afspraken over loopbaan: actieplan, (persoonlijk) ontwikkelingsplan (POP) en doelen
  • Gevolgde cursussen en opleidingen – en bijbehorende met de werknemer overeengekomen en door de werknemer ondertekende studiekosten- en studieverlofregeling
  • Overzicht van loopbaan: toegekende promoties, et cetera
  • Afspraken, verslagen en een overzicht van het verloop van een eventueel verbetertraject
  • Afspraken, verslagen en een overzicht van het verloop van een eventueel mediationtraject
  • Waarschuwingsbrieven
  • Verslagen van met de werknemer gevoerde (positieve of negatieve) gesprekken (liefst ondertekend door de werknemer)

 

Wil je meer weten over de opbouw van personeelsdossiers? Of heb je vragen over personeelszaken? Neem gerust contact op! Een eerste telefoontje kost niets!

 

Print page