25 jul 8 Tips voor betere beoordelingsgesprekken

Bij veel organisaties staat het einde van het jaar gelijk aan het houden van de beoordelingsgesprekken. Hiermee wordt, als het goed is, voor zowel leidinggevende als werknemer duidelijk of de doelen die voor het afgelopen jaar zijn gesteld, ook zijn gehaald.

Idealiter is het beoordelingsgesprek het laatste gesprek in een cyclus van gesprekken die ook wel de ontwikkel- en beoordelingscyclus wordt genoemd. In het eerste gesprek uit de cyclus, ook wel het doelstellings- of functioneringsgesprek genoemd, zijn de organisatiedoelen gekoppeld aan de doelen voor de individuele werknemer. Die doelen zijn zodanig vastgelegd dat ze voor niemand meer vragen opleveren. En natuurlijk zijn ze de input voor het beoordelingsgesprek.

Hieronder volgen een aantal tips die beoordelingsgesprekken prettiger laten verlopen.

Voorbereiding

1. Zorg op tijd voor een afspraak. Nog te vaak hoor ik van leidinggevenden dat zij in de laatste week van het jaar nog gehaast de beoordelingsgesprekken moeten afhandelen. Dan gaat het meer lijken op afraffelen. Daarvan wordt uiteindelijk niemand beter. Neem ook ruim de tijd voor het gesprek. Plan 45 tot 60 minuten in, afhankelijk van de zwaarte van het gesprek. Hou rekening met uitloop van een kwartier. Een goede beoordeling kost tijd!
2. Bekijk ca. 1 tot 1,5 maand voor het gesprek de eerdere afspraken die zijn gemaakt. Als er zaken zijn die je niet zelf kunt beoordelen, vraag dan om input van collega’s.
3. Probeer bij het beoordelen zo objectief mogelijk te zijn. Handig hierbij is om te bedenken met welke andere partijen de betreffende medewerker te maken heeft. Kijk vanuit hun perspectief naar jouw medewerker. Bij een beoordeling zijn er altijd meerdere factoren die een rol spelen. Hou daar rekening mee.
4. Meestal weet je van te voren of het een lastig gesprek gaat worden of niet. Is dit het geval, bedenk dan hoe je op een eventuele emotionele reactie van je werknemer wilt reageren.
5. Zitten er consequenties aan de beoordeling? Zorg dat je weet wat de gevolgen zijn voor de rechtspositie van de werknemer. Uiteraard geldt dat voor zowel de positieve als de negatieve consequenties.

Tijdens het gesprek

1. Een beoordelingsgesprek is niet eenzijdig je mening geven. Zorg dat de medewerker voldoende ruimte krijgt om over de beoordeling zijn visie te geven en argumenten aan te dragen.
2. Vat het gesprek samen en leg de beoordeling daarna zo snel mogelijk schriftelijk vast.

Na het gesprek

1. Geef de werknemer de uitgewerkte beoordeling in tweevoud ter ondertekening. Berg een origineel in het personeelsdossier op.

Heb je vragen over het afnemen van beoordelingsgesprekken? Of wil je jouw kennis op dit gebied vergroten? Neem dan gerust contact met ons op. Wij adviseren je graag over jouw specifieke situatie!

Foto via Freepik