19 aug Hoe kun je fraude voorkomen?

Niet zo lang geleden werd ik benaderd door een organisatie met een speciale opdracht. De directie had aanwijzingen dat een van de managers niet diegene was die zij zei te zijn. Of wij een onderzoek naar fraude wilden instellen…..

Profileren

Deze organisatie werkt met betaalde en vrijwillige krachten. De persoon in kwestie was destijds als vrijwilliger gestart. Door zich goed te profileren en met de juiste personen een vertrouwensband te creëren, wist zij in een redelijk korte periode een betaalde positie binnen de organisatie te krijgen.

Bij de start van deze dame als vrijwilliger was onvoldoende gecheckt met wie de organisatie te maken had. De meeste organisaties die met vrijwilligers werken, zijn al zo blij met een aanmelding dat standaardprocedures niet, of niet meer, gevolgd worden. Als dergelijke procedures al zijn beschreven! Zo bleek in dit geval dat er geen gesprek was gevoerd over de motivatie, er geen vrijwilligersovereenkomst was en geen gegevens in het personeelsdossier aanwezig waren zoals adresgegevens en een kopie van het ID. Maar ook zoiets als een adres of telefoonnummer van iemand waarmee contact kan worden opgenomen ‘in geval van nood’, was nergens te vinden.

Valse start

Er was al een valse start gemaakt bij het dienstverband als vrijwilliger.
Bij het aangaan van het betaalde contract kon de nieuwe medewerkster keer op keer ‘de dans ontspringen’ als het ging om het aanleveren van gegevens. De Verklaring omtrent het Gedrag liet op zich wachten want er was een probleem bij de gemeente; kopieën van diploma’s konden niet worden overlegd omdat die verloren waren gegaan bij een brand. Op zich zaken die ieder mens kunnen overkomen, maar bij geen van de leidinggevenden ging in die eerste maanden een belletje rinkelen.

De werkzaamheden van de medewerkster bestonden uit het geven van juridische ondersteuning. Met enige regelmaat moest zij mensen uit een kwetsbare doelgroep terzijde staan en adviseren. Deze klanten waren in het algemeen zelf niet op de hoogte van regelingen en wetgeving. En zeker zelf niet in staat om bijvoorbeeld een beroep- of bezwaarschrift in te dienen. Een kritische noot van een klant was dan ook niet te verwachten.

De werkzaamheden die mevrouw uitvoerde waren, naar het zich in eerste instantie liet aanzien, van voldoende kwaliteit. Tot het moment kwam waarop een nieuwe leidinggevende, met verstand van zaken, zich aandiende. De adviezen die werden gegeven bleken onvolledig en soms juridisch niet correct.

Ontwijken

Naar mate de tijd vorderde ging de medewerkster meer en meer ontwijkgedrag vertonen. Afspraken werden op het laatst afgezegd, deadlines op het laatste nippertje gehaald en de houding van de medewerkster veranderde van meedenkend naar defensief en soms zelfs agressief.

Toen, op aanraden van Augustijn Consultancy, door de directie werd besloten alle managers en adviseurs een verplichte screening te laten doorlopen, werd het de medewerkster te heet onder de voeten. Het dienstverband wilde zij per direct beëindigen.

Natuurlijk volgde een ‘exit-gesprek’. De medewerkster vertelde dat zij niet de kwalificaties had waarover ze voor de functie moest beschikken. Ze had met veel kunst en vliegwerk haar werk kunnen doen door veelal vergelijkbare dossiers te zoeken en de adviezen te kopiëren. Ook in de persoonlijke sfeer bleek dat deze mevrouw grote financiële en relationele problemen had.

De organisatie heeft afscheid genomen van deze mevrouw. Als goed werkgever heeft men haar met instanties in contact gebracht waarmee zij, hopelijk, haar leven weer op orde kan krijgen.

De reputatieschade voor de organisatie is gelukkig zeer beperkt gebleven. Want dat had zeker ook anders kunnen lopen.

Foto via Freepik