20 aug Gedragscode: niet voor de poes

Soms krijg ik de vraag wat een gedragscode voor een organisatie aan toegevoegde waarde heeft. Of het niet een mooi opgemaakt document is dat tot papieren tijger wordt en in een la verdwijnt.

In dit blog een voorbeeld hoe een gedragscode goed voor een organisatie kan werken.

De situatie

Een groot makelaarskantoor heeft een gedragscode opgesteld. Daarin staat onder meer dat werknemers niet in onroerend goed mogen handelen, niet betrokken mogen zijn bij belangenverstrengeling en eigen aankopen schriftelijk moeten melden.
Eind 2012 brengt de werkgever de gedragsregels onder de aandacht van al haar werknemers met een e-mail en met een presentatie. In deze periode wordt ook een functionaris aangesteld om toe te zien op de naleving van wet- en regelgeving binnen de organisatie (een zog. compliance officer).

In augustus 2013 stuurt de werkgever alle werknemers een brief waarin staat dat:

• vastgoedbezit gemeld dient te worden,
• dat deelnames in vastgoedmaatschappijen gemeld moeten worden,
• dat een aankoopvoornemen van beleggingsvastgoed gemeld moet worden en
• dat aankoop slechts mogelijk is na voorafgaande goedkeuring door de compliance officer.

In september 2013 wordt elke werknemer gevraagd naar het privébezit van vastgoed. Een werknemer heeft toen gemeld dat hij twee ‘woninkjes’ had. De leidinggevende heeft deze werknemer gewezen op zijn meldingsplicht. De werknemer heeft hier toen verder geen gevolg aan gegeven.

In november 2015 wordt een update van de gedragscode op het intranet geplaatst waarin staat dat:

• eigen vastgoedbezit niet is toegestaan, zonder goedkeuring van de compliance officer;
• afwijken van de procedure tot ontslag leidt.

In januari 2016 vindt een gesprek plaats tussen de werknemer en de compliance officer. Uit het opgemaakte verslag blijkt onder meer dat:

• de werknemer vastgoedbeleggingen heeft;
• hij in het bezit is van drie winkelpanden;
• en hij benadrukt dat hij geen ambities heeft op het gebied van dergelijke bijverdiensten.

De compliance officer doet verder onderzoek. Vervolgens blijkt dat de werknemer enig aandeelhouder/bestuurder is van twee bedrijven die in vastgoed handelen. En dat één van deze B.V.’s drie panden in eigendom heeft. De werknemer had dus geen drie maar zes panden in bezit.

De werkgever ontslaat de werknemer op staande voet.

Zijn de gedragsregels van werkgever voldoende geïntegreerd?

Ja. De regels waren volstrekt helder en meerdere malen onder de aandacht gebracht. Ook was helder wat de gevolgen zouden zijn bij het niet naleven van de regels. Namelijk ontslag. Er was een compliance officer aangesteld om toe te zien op naleving van de gedragscode. Toen bleek dat de code niet werd nageleefd door een werknemer, is het sanctiebeleid consequent nageleefd.

 Voor de praktijk

In de huidige tijd is het voor veel organisaties van essentieel belang dat zij scherp toezien op de integriteit van werknemers en het voorkomen van elke schijn van belangenverstrengeling, fraude of bedrog. Dat speelde ook bij deze werkgever een rol.

Deze werkgever had een ijzersterke zaak omdat werkgever zeer zorgvuldig de gedragscode heeft ingevoerd en gehandhaafd.

Wil jij meer weten over het invoeren van een gedragscode in jouw organisatie? Neem dan gerust contact op.