30 mei Inzage, rectificatie en verwijdering van gegevens uit het personeelsdossier
Hoe ga je om met inzage, rectificatie en verwijdering van gegevens uit het personeelsdossier?
In de praktijk zie ik ondernemers nog wel eens worstelen hoe ze moeten omgaan met een verzoek van een medewerker als hij of zij inzage wil in het personeelsdossier. Het op inzage, rectificatie en om gegevens te laten wissen, is geregeld in de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG).
Als je de volgende stappen volgt, voldoe je voor wat betreft het recht op inzage aan de richtlijnen die gelden op grond van de AVG.
Let op!
Geef het originele dossier nooit uit handen!
Stap 1
Verwijder, als deze in het dossier aanwezig zijn, interne notities die de persoonlijke gedachten van medewerkers bevatten die uitsluitend bedoeld zijn voor intern overleg en beraad.
Stap 2
Een medewerker heeft recht op inzage in zijn/haar dossier. Een kopie van het personeelsdossier mag ook opgevraagd worden. Is er sprake van inzage? Dan is het verstandig dat te geven in het bijzijn van een afgevaardigde van de werkgever, bijvoorbeeld de direct leidinggevende of de HR-manager. Indien de medewerker verzoekt om een kopie, verstrek hem of haar dan de kopieën van die stukken waarom is verzocht. Als hij of zij verzoekt om een kopie van het volledige personeelsdossier, dan moet dat ook aan hem/haar worden verstrekt.
Stap 3
Als een medewerker verzoekt om inzage, verstrek dan ook de volgende gegevens:
- de verwerkingsdoeleinden;
- de betrokken categorieën van persoonsgegevens;
- de ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of worden verstrekt;
- de bewaartermijnen van de documenten die in het personeelsdossier zitten;
- dat de medewerker het recht heeft om de werkgever te verzoeken:
-
- persoonsgegevens te rectificeren;
- persoonsgegevens te wissen;
- de verwerking van zijn persoonsgegevens te beperken;
-
- dat de medewerker het recht heeft om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit;
- de gegevens en alle beschikbare informatie over een eventuele derde die de persoonsgegevens van de medewerker namens de werkgever verzamelt;
- indien van toepassing, het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming (inclusief profilering) en nuttige informatie over de onderliggende logica, het belang en de verwachte gevolgen.
Heeft de medewerker het verzoek via e-mail ingediend? Dan mag de opgevraagde informatie ook per e-mail aan hem/haar worden verstrekt.
Stap 4
Reageer in ieder geval binnen vier weken nadat de medewerker het verzoek tot inzage heeft gedaan.
Stap 5
Corrigeer alleen gegevens als deze feitelijk onjuist zijn. Als gegevens subjectief onjuist zijn (als een medewerker het bijvoorbeeld niet eens is met de inhoud van een gespreksverslag of beoordeling), geef hem/haar dan de gelegenheid om zijn/haar eigen versie en/of visie aan het dossier toe te laten voegen.
Let op!
Dat de medewerker recht heeft op rectificatie, betekent niet dat je als werkgever op zijn/haar verzoek alle hem/haar onwelgevallige documenten uit het personeelsdossier moet verwijderen.
Stap 6
De medewerker kan, naast een verzoek tot rectificatie van onjuiste gegevens, ook een verzoek doen om gegevens te wissen. In de volgende gevallen moet je als werkgever dat verzoek inwilligen als:
- persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt;
- toestemming om deze gegevens te verwerken door de werknemer wordt ingetrokken en er geen andere rechtsgrond voor de verwerking is;
- de werknemer bezwaar maakt tegen de verwerking van deze gegevens en er geen prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn;
- persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt;
- op grond van een wettelijke verplichting van de werkgever de persoonsgegevens moeten worden gewist .
Wil je meer weten over personeelszaken en de AVG? Neem dan contact met me op!
Wil je regelmatig op de hoogte blijven van zaken die te maken hebben met personeel?
Schrijf je dan in voor het Personeelsbericht.
Bron: Image designed by Freepik.com