14 mrt Wat hoort er in een Personeelsdossier (1)

Het personeelsdossier is voor alle organisaties van groot belang. Een personeelsdossier bevat de benodigde gegevens voor de uitvoering van een arbeidsovereenkomst. Een goed personeelsdossier bevat alle actuele gegevens waarop de werkgever beslissingen over de werknemer kan onderbouwen. Of het nu om salarisverhoging gaat, of over ontslag .

Maar wat zijn nou de verplichtingen waaraan het beheer van het personeelsdossier moet voldoen?

Personeelsdossier is niet gelijk aan de loonadministratie

De loonadministratie moet worden bijgehouden door iedere inhoudingsplichtige voor de loonheffingen. De basis van de loonadministratie is de loonstaat. In de loonstaat worden de grondslagen vastgelegd voor de inhouding van de loonbelasting, de berekening van de werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw).

Voor het aanleggen en bijhouden van een loonadministratie gelden strikte regels. Dat geldt ook voor de bewaarplaats van de loonadministratie. De bewaarplaats van de loonadministratie is in beginsel de plaats waar de inhoudingsplichtige kantoor houdt.

Een personeelsdossier mag niet worden verward met de loonadministratie en moet ook niet worden bewaard bij de loonadministratie.

Welke regels gelden voor een personeelsdossier?

De Wet bescherming persoonsgegevens legt onder meer de volgende verplichtingen op:

• De werkgever is verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van de gegevens in de personeelsadministratie.
• Gegevens in het personeelsdossier moeten toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn. De gegevens moeten noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst.
• De werkgever moet de werknemers informeren over de bedoeling waarmee de gegevens worden verzameld.
• De werkgever moet passende maatregelen treffen om persoonsgegevens te beveiligen. Daarbij kun je denken aan het bewaren van de gegevens op een afsluitbare plaats.
• Persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verzameld en vervolgens gebruikt.
• De werkgever moet de werknemers de mogelijkheid bieden hun gegevens in te zien en eventueel te corrigeren.

Met ingang van 25 mei 2016  is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening 2016/679) in werking getreden. Werkgevers hebben tot 25 mei 2018 om aan de bepalingen in deze Verordening te gaan voldoen.

5 hoofdgroepen

In het algemeen bevat een personeelsdossier gegevens en documenten uit de volgende vijf hoofdgroepen:

• Persoonlijke gegevens
• Contracten & arbeidsvoorwaarden
• Functioneren & ontwikkeling
• Ziekteverzuim
• Diversen & bijzonderheden

Tip!

Gebruik voor iedere werknemer eenzelfde soort dossier of map en hanteer voor ieder personeelsdossier dezelfde indeling. Maak verschillende segmenten aan door middel van tabbladen. Dat is overzichtelijk en maakt het werken met dossiers gemakkelijk.

Wat hoort niet thuis in een personeelsdossier?

Het is (op grond van artikel 16 e.v. Wet bescherming persoonsgegevens) uitdrukkelijk verboden om informatie in het personeelsdossier op te nemen over iemands:

• ras
• geloofsovertuiging
• lidmaatschap van een vakbond, kerk, milieubeweging of politieke partij
• seksuele geaardheid
• lichamelijk en geestelijke gezondheid
• strafblad

Bewaarplaats personeelsdossier

Anders dan bij een loonadministratie gelden voor personeelsdossiers geen strikte regels over waar personeelsdossiers bewaard moeten worden. Wel volgt uit het beginsel van ”goed werkgeverschap” en de Wet bescherming persoonsgegevens dat personeelsdossiers op een veilige afsluitbare plaats bewaard moeten worden in verband met de privacygevoeligheid van de inhoud. In het algemeen geldt dat de werkgever er voor moet zorgen dat onbevoegden geen toegang kunnen krijgen tot de dossiers. Dus niet in een kast waarvan de sleutel voor iedereen op de afdeling zo te pakken is!

Wil je meer weten over de opbouw van personeelsdossiers? Of heb je andere vragen over personeelszaken? Neem gerust contact op! Een eerste telefoontje kost niets!